Produktorientering
Det handler om å slå sammen drift, forvaltning og utvikling - og la noen folk bli veldig gode på dette og få stor grad av selvråderett (autonomi).
Hvorfor produktorientering i Helse Vest IKT?
Utviklingsplanen er rask med å konkludere med at produktorientering er veien å gå for Helse Vest IKT. Planen er lett å forstå, men kan samtidig være lett å misforstå. Mener vi virkelig at produktorientering er svaret på alt for oss?
Nei, selvfølgelig ikke.
- Produktorganisering blir et nytt verktøy for oss, som vi kan bruke der det er hensiktsmessig
- Svært effektiv når man jobber med kontinuerlig forbedring
- Får oss raskere fra behov til løsning
- Organiseringen minsker avstand mellom oss, sykehusene og leverandørene
- Tilrettelegger for å jobbe mer smidig
Stor suksess hos andre aktører
Empirien for at produktorganisering er et godt verktøy i verktøykassen vår har vi fra både Gartner og en rekke andre offentlige og private aktører som i flere år har beveget seg i denne retningen med stor suksess, eksempelvis NAV og Sparebank 1 SR-Bank.
Vi har brukt mye tid sammen med andre virksomheter (offentlige og private) det siste året for å forstå hva de har gjort og hvilke erfaringer de har tatt med seg på veien. Ikke for at vi skal bli som dem, men for å vite hva vi trenger å gjøre for å finne en modell som passer godt til våre behov.
Passer godt til områder som driver med egenutvikling av løsninger
Det hører også med til historien at organisasjoner rundt oss primært har brukt produktorganisering på områder hvor de har stor grad av egenutvikling av løsninger. Derfor er det helt rimelig at mange i vår organisasjon spør seg om produktorganisering er noe for oss - vi har i dag tross alt meste delen av systemporteføljen vår levert og videreutviklet av eksterne leverandører
Satsinger som digitale helsetjenester og fremtidig arbeidsflate driver oss nok i retning av mer egenutvikling på noen områder - men veldig mye vil også i fremtiden være knyttet til leveranser fra leverandørene våre på de store fagsystemene.
Her har vi ikke alle svarene enda - og litt av hensikten med å starte ut forsiktig med å prøve ut noen produktområder og noen produkter - er nettopp å skaffe oss erfaring for å si om hvilken type organisering som passer hvor.
Det som er sikkert er at dette verktøyet kommer ikke til å bli brukt overalt. Vi vil ha prosjekter fremdeles, og prosjektorganisering er jo et verktøy vi kjenner godt og som har både styrker og svakheter i forhold til hvilke oppgaver som skal løses. Tilsvarende blir det med produktorganisering. Det vil gi oss høyere fart og bedre resultater på noen områder, og så vil den litt mer tradisjonelle prosjekt/forvaltning retningen være bedre egnet på andre .
Det vi med sikkerhet kan si om både prosjekt og produkt - er at det å jobbe smidigere og fokusere på å minske avstand mellom sykehusene, oss og leverandørene blir avgjørende viktig uansett hvilket organiseringsverktøy vi bruker.
BegreperSentrale begreper og roller
Produkt
En samling av tjenester, systemer og komponenter som sammen påvirker hverandre og må koordineres for å gi forventet verdi til en gruppe brukere.
Hvert produkt har et fast, tverrfaglig produktteam
Produkteier
Person som eier et enkelt produkt, inn under tilhørende produktområde. Er ansvarlig for produkt-teamets leveranser.
Produktområde
Grupperer naturlig tilgrensende produkter og tilhørende produkt-team.
Et produkt er et sett av tjenester som skaper verdi for bruker ved å dekke et behov.
Produktområdeleder
PO Leder - Person som har ansvar for et produktområde. Mottar "Mål og disponeringsbrev "fra Eiermøte og eier visjon og backlog for området.
Produktteam
Et tverrfaglig team som jobber autonomt og smidig. Teamet styrer sine egne aktiviteter, innenfor definerte rammer og mål.
Plattformteam
Plattformteamene vil bygge plattformtjenester som skal hjelpe produktteamene å bygge og levere raskere. Plattformteamene jobber på tvers av produktteam og produktområder.
Støtteteam
Støtte-team vil i starten bidra til hjelp med å etablere, kurse og veilede produktområdeledere, produkteiere og produktteam.
Spesialistteam
Spesialistteamene vil hjelpe produktteam som har sporadisk behov for en spesiell kompetanse
Stort fokus på teamsammensetting
I en produktorientert verden ser man på produktteam som den minste bestanddelen i en organisasjon, fremfor en medarbeider. Dette er fordi et team er den mest effektive måten å skape verdi på, fremfor at individer løser komplekse oppgaver alene. Det er veldig viktig at teamene vi setter sammen treffer godt slik at teamet er i stand til å levere godt sammen. Målet er at teamene skal ha muligheten til å beslutte mye selv og har tilstrekkelig kompetanse til å kunne jobbe med både forbedring og forvaltning. For å få dette til å fungere må teamene:
- Være tverrfaglige
Teamet dekker det sentrale kompetansebehovet for å skape verdi innenfor sitt ansvarsområde.
- Inneholde de rette personlighetene
Personer som er nysgjerrige og lærevillige og som bidrar til at teamet jobber autonomt mot etablerte mål.
- Ha gode team rundt seg
Der teamet ikke kan levere selv kan man hente hjelp fra støtteteam, plattformteam og spesialistteam
- Ha et tydelig målbilde
For at teamet skal levere verdi må det jobbe målorientert. Målene er utledet fra strategiske mål og sikrer at hele organisasjonen jobber mot de riktige målene til enhver tid. Et tydelig målbilde skaper de rammene som teamet trenger for å kunne jobbe autonomt.
- Ha gruppepsykologisk trygghet
Med rom for å si hva man mener uten å være redd for å bli ydmyket eller avvist. Dette gjør teamet mer åpent, kreativt og utholdende.
- Bruke metoder og verktøy som gir raskest mulig verdi til sykehusene
Teamet finner selv ut hvordan de skal jobbe for å løse oppgavene de har.
Produkteierens ansvar for teamet
Et produktivt team har oppgaver de har kompetanse til å løse og frihet til å løse dem slik de mener er best (autonomt team). Mengden oppgaver styres slik at det ikke jobbes samtidig med for mange oppgaver, for å unngå at det blir vanskelig å prioritere og ferdigstille leveranser innen rimelig tid. Det er Produkteieren sitt ansvar å legge til rette for dette, sammen med produktteamet.
Denne filmen illustrerer hvordan produkteier-rollen kan fungere:
- Være tverrfaglige
Teamet dekker det sentrale kompetansebehovet for å skape verdi innenfor sitt ansvarsområde
- Inneholde de rette personlighetene
Personer som e
Produkt Team
Et tverrfaglig team som jobber agilt og
styrer sine egne aktiviteter, innenfor
definerte rammer og mål.
Støtte-team
Team som støtter etablering av produktteam
eller prosesser som produktteam trenger
hjelp til for å fungere best mulig.
Plattformteam
Team som har ansvar for plattformer i HVIKT. Eksempelvis
Spesialstteam
Team med spesialister som bidrar inn
i produktteam ved behov.
Eksempelvis innenfor sikkerhet, RPA
Produkt
En samling av tjenester, systemer og komponenter som sammen
påvirker hverandre og må koordineres for å gi forventet verdi til
en gruppe brukere
Hver produkt har et fast, tverrfaglig produktteam
Produkt har en
Produkteier
Produkt har et
Produktteam
Produkt hører til et Produktområde
Produktområde har en
PO Leder
Produktområde
Grupperer naturlig tilgrensende produkter og
tilhørende produktteam.
Et produkt er et sett av tjenester som skaper verdi
for bruker ved å dekke et behov.
Eiermøte er et operativt styringsorgan med ansvar for strategi, finanisering, "Mal og disponeringsbrev"
PO Leder mottar "Mal og disponeringsbrev" og eier visjon og backlog.
Produkteier har ansvar for et enkelt produkt, inn under tilhørende produktområde
Produktteam jobber på et enkelt produkt. De jobber autonomt med å levere på mål
Styringsmodell
En viktig forutsetning for å få en produktmodell til å fungere er å ha en enkel og funksjonell styringsmodell. Det skal ikke være tvil i organisasjonen om hvilke nivåer i modellen som har hvilket ansvar, og hvordan oppgaveflyt, beslutningsmyndighet og finansiering foregår.
I dag må vi i Helse Vest IKT forholde oss til en styringsstruktur for forvaltning, og en annen for prosjekter og utvikling. Når vi nå går mot en modell hvor forvaltning og kontinuerlig utvikling smelter sammen, så må vi også finne en hensiktsmessig styringsmodell for dette.
Arbeidet med ny styringsmodell ledes av Erik M. Hansen, og har med representanter fra vår ledergruppe, fra FAPK og fra Helse Bergen og Helse Stavanger. Arbeidsgruppen er fremdeles i tidligfase, og skissen under her er bare et diskusjonsutkast for å forsøke å belyse områder vi må tenke nøye gjennom og finne felles svar på.
.jpg)
En lærende organisasjon
En produktorganisasjon er en lærende organisasjon. Læring skjer på ulike nivåer og den skjer delvis ved erfaringsdeling, prøving og feiling og dels ved å tilegne seg formell kompetanse som enkeltindivid, som team og som organisasjon.
En del av produktorienteringen vil være å formalisere hvordan vi best tilrettelegger for læring ved ny produktorganisering. Dette er ikke på plass enda.
Vi må finne ut hvilke fagområder og kompetanser vi naturlig vil trenge i produkt-teamene og vi må finne ut om dette skal håndteres i linje, fag eller team (eller en kombinasjon?)
.png)